Van EPLAN naar Odoo: één keer ontwerpen, nergens overtypen

De schakelkast is ontworpen. Of de processkid, inclusief kleppen, pompen en sensoren. Het ontwerp klopt en alle onderdelen staan in de stuklijst.

En dan begint het werk dat zelden op de planning staat: iemand moet die stuklijst handmatig overzetten naar het ERP. Regel voor regel. Bij iedere revisie opnieuw.

Klinkt bekend?

De stap die niemand inplant

In een elektrisch schema of P&ID staat vrijwel alles wat inkoop en productie nodig hebben: welke onderdelen worden toegepast, hoeveel ervan nodig zijn en waar ze zich in de installatie bevinden.

Dat kan gaan om klemmen, motorbeveiligingen en voedingen, maar ook om kleppen, pompen en niveau sensoren. Om deze onderdelen te kunnen bestellen en produceren, moet de stuklijst uiteindelijk in het ERP terechtkomen. Bij steeds meer machine- en kastenbouwers is dat Odoo.

De route van ontwerp naar ERP bestaat alleen nog vaak uit handwerk: exporteren naar Excel, artikelnummers controleren, producten opzoeken en aantallen overnemen.

Een kleine handeling, totdat je haar bij ieder project en iedere revisie opnieuw moet uitvoeren.

Overtypen kost meer dan een paar minuten

Bij handmatige overdracht hoeft er maar één cijfer verkeerd te staan om een verkeerd onderdeel te bestellen. Of om tijdens de montage te ontdekken dat er drie klemmen, een afsluiter of een motorbeveiliging ontbreken.

Dat gebeurt meestal op het moment dat wijzigingen het duurst zijn: aan het einde van engineering, vlak voor inkoop of tijdens productie.

Het grootste risico ontstaat echter bij revisies. Het ontwerp verandert, maar de stuklijst in het ERP verandert niet mee. Of er wordt juist iets in het ERP aangepast zonder dat dit in het ontwerp terugkomt.

Voor je het weet bestaan er twee bestanden die allebei de laatste versie zouden moeten zijn. De vraag is dan niet alleen welke lijst klopt, maar ook wie dat nog met zekerheid kan aantonen.

Elke handmatige overdracht creëert ruimte voor verschil tussen wat er is ontworpen en wat er wordt besteld.

Wat een connector doet

Een connector koppelt de ontwerptool rechtstreeks aan Odoo. De stuklijst wordt vanuit het ontwerp aangemaakt als productie-stuklijst in het ERP, zonder tussenstap via Excel en zonder handmatig overtypen.

Per stuklijstregel worden de relevante gegevens meegenomen, zoals:

• het artikel- of ERP-nummer;

• het benodigde aantal;

• de tag of referentie uit het ontwerp.

Daardoor blijft iedere regel herleidbaar naar het apparaat, de klep, de pomp of de component waarop deze betrekking heeft.

Bestaat een artikel nog niet in Odoo? Dan kan de connector het product gecontroleerd aanmaken met de gegevens uit het ontwerp, in plaats van de betreffende regel stilletjes over te slaan.

De engineer blijft ontwerpen zoals hij gewend is. Daarna wordt de stuklijst met één handeling naar Odoo overgebracht.

Twee manieren om naar dezelfde stuklijst te kijken

Engineering en inkoop kijken niet altijd op dezelfde manier naar een stuklijst.

In het ontwerp wordt meestal gedacht vanuit functies en apparaten. Iedere motor, klep, pomp of klem heeft een eigen tag. Voor engineering en service is het belangrijk dat die koppeling behouden blijft.

Inkoop en productie kijken vaker naar totalen: hoeveel aantallen van hetzelfde artikel zijn er nodig?

Daarom kan dezelfde ontwerpstuklijst op verschillende manieren in Odoo worden verwerkt:

• Per apparaat of tag: iedere positie blijft afzonderlijk zichtbaar en gekoppeld aan het ontwerp.

• Samengevoegd per artikel: gelijke onderdelen worden opgeteld tot één totaal, bijvoorbeeld vier identieke klemmen of kleppen.

De brongegevens blijven hetzelfde. Alleen de vorm waarin ze worden aangeboden, sluit aan op het proces waarin de stuklijst wordt gebruikt.

De echte waarde zit in revisiebeheer

Een stuklijst één keer exporteren is niet het ingewikkeldste deel. De werkelijke waarde van een koppeling wordt zichtbaar bij de tweede, derde en vierde revisie.

Een goede connector maakt niet telkens blind een nieuwe stuklijst aan, maar vergelijkt de bestaande gegevens in Odoo met de nieuwe versie van het ontwerp.

Vervolgens worden alleen de wijzigingen verwerkt:

• een pomp die is toegevoegd;

• een klep die vervalt;

• een installatie automaat dat is vervangen;

• een aantal dat is gewijzigd.

Zo ontstaan geen dubbele stuklijsten en hoeven bestaande gegevens niet telkens volledig te worden overschreven.

De koppeling kan daarnaast de Odoo-referentie terugschrijven naar het ontwerp. Daardoor blijft vastgelegd welke ontwerpversie en welke ERP-stuklijst bij elkaar horen, ook na meerdere revisierondes.

Niet gebonden aan één ontwerppakket

In dit voorbeeld koppelen we EPLAN aan Odoo, maar het principe is breder toepasbaar.

Of een organisatie nu werkt met EPLAN, WSCAD, SEE Electrical, AutoCAD of een andere engineeringomgeving, en of het gaat om elektrische schema’s of P&ID’s: de ontwerpdata kan als bron dienen voor de stuklijst in het ERP.

Ook aan de ERP-zijde is de aanpak niet uitsluitend aan Odoo gebonden. De kern blijft hetzelfde: gegevens worden één keer vastgelegd in engineering en vervolgens automatisch beschikbaar gemaakt in de systemen die daarop voortbouwen.

Wat levert de koppeling op?

• Geen handmatig overtypen tussen engineering en ERP.

• Minder kopieerfouten, ontbrekende onderdelen en verkeerde aantallen.

• Een duidelijke bron voor de technische stuklijst (EBOM).

• Snellere overdracht van engineering naar inkoop en productie.

• Revisies waarbij alleen de daadwerkelijke wijzigingen worden verwerkt.

• Iedere stuklijstregel blijft herleidbaar naar het ontwerp.

• Minder afhankelijkheid van losse Excel-bestanden en persoonlijke werkwijzen.

Waarom dit juist nu relevant is

Odoo wordt door steeds meer machine- en installatiebouwers gebruikt als centraal ERP-platform. Tegelijkertijd blijven engineering en ERP in veel organisaties twee gescheiden werelden.

De software is aanwezig en de data bestaat al, maar de overdracht ertussen gebeurt nog handmatig.

MA-Engineers brengt die werelden bij elkaar. We begrijpen zowel de structuur van elektrische en procesmatige ontwerpdata als de manier waarop artikelen, productie-stuklijsten en revisies in een ERP moeten worden verwerkt.

Zo ontstaat één doorlopende dataketen: van ontwerp en stuklijst naar inkoop, productie en revisiebeheer.

Benieuwd hoe dit binnen jouw organisatie werkt?

Worden stuklijsten bij jullie nog via Excel of handmatig naar Odoo overgezet? Of lopen ontwerp en ERP bij revisies regelmatig uit elkaar?

In een korte demo laten we zien hoe ontwerpdata rechtstreeks naar Odoo kan worden overgebracht en hoe revisies gecontroleerd kunnen worden bijgewerkt.

Mail naar info@ma-engineers.nl of gebruik het contactformulier op onze website.